Gennemførelse af aktiviteter er det, der holder virksomheden i gang. Gennemførelsen muliggøres af ressourcer – fx menneskelige ressourcer, råvarer, viden, maskiner, computere, programmel osv. Mange situationer kræver gennemførelse af mange sammenhængende aktiviteter, tit udført af forskellige medarbejdere, og med anvendelse af forskellige IT-systemer.
Det er praktisk at se sammenhængende aktiviteter som en proces (forretningsproces), og enighed om hvordan processer udføres, er vigtigt for at opretholde en forudsigelig produktivitet og undgå fejl, der efterfølgende tager tid at rette.
Tag fx ansættelsen af en ny medarbejder. Arbejdet starter rimeligvis med at fx en afdelingsleder skal have personaleudvidelsen godkendt af ledelsen. Så følger en rekruttering, og til sidst kan en ny medarbejder ansættes. Er det tre adskilte processer (altså hver sin procesbeskrivelse)? Eller slås ansøgning om oprettelse af en ny stilling og selve rekrutteringen (hvis stillingen godkendes) sammen? Det er i bund og grund en smagssag.
Ligesom use cases kan procesbeskrivelsen have et normalt forløb, og efter behov alternative forløb. Fx kan en proces for ansættelse af en ny medarbejder skrives så normalforløbet er at en stilling bliver ledig fordi en ansat siger op. Her kræver processen måske ikke ledelsens godkendelse. Så kan et alternativt forløb i processen beskrive hvordan man ansøger om, og får ledelsens godkendelse til at oprette en ny stilling.
Et proceskatalog med beskrivelser af de væsentlige processer hjælper medarbejderne med at huske hvordan aktiviteterne i processerne skal gennemføres, og hvordan eventuelle maskiner og IT-systemer anvendes korrekt i arbejdet. Proceskataloget hjælper også med oplæring af nye medarbejdere, eller oplæring af medarbejdere, der flytter til nye arbejdsområder.
Procesbeskrivelsens opbygning
Indledning
| Formål | Beskriv kort formålet med processen. |
| Initiativtager | Angiv rollebetegnelse for den aktør, der initierer processen. |
| Igangsættende hændelse | Beskriv kort den igangsættende hændelse. Det kan være et fast tilbagevendende tidspunkt, eller fx at en (ekstern) aktører henvender sig. |
| Anvendte systemer | Nævn hvilke systemer, der evt. anvendes i processen – angiv evt. meget kortfattet i hvilken sammenhæng (aktivitet/procestrin), systemerne anvendes. |
| Væsentlig information | Nævne de væsentlige informationer, der håndteres i processen. Skal kunne genfindes i informationsmodellen. |
| Procesejer | Angiv navnet på den ansvarlige for processen. |
| Senest opdateret | Angiv hvornår procesbeskrivelsen senest er revideret. |
| Ikrafttræden og ophør | Angiv evt. hvornår processen træder i kraft, og om der er sat en dato for dens ophør. |
En revisionshistorik vil også være en god ide.
Normalt forløb
Zzz